Zorgvuldiger handelen van mediator in het kader van Onpartijdigheid en Transparantie

De mediator had tijdens de mediation veelvuldig eenzijdig e-mail contact met de ex-partner van klager, en de e-mails waren ook adviserend van aard. Dat betekende dat de mediator niet alleen in strijd handelde met Gedragsregel 2 (Transparantie), maar ook met Gedragsregel 5 (Onpartijdigheid). De Tuchtcommissie heeft in haar uitspraak (M-2025-13) uitvoerig de relevante passages geciteerd uit de e-mailwisseling tussen de mediator en de ex-partner van klager. Daaruit doemt inderdaad een beeld op dat duidt op een gebrek aan transparantie - klager stond niet in de cc van die e-mail correspondentie -, en gebrek aan neutraliteit. Leest u zelf maar.

Het is van belang bij aanvang van de mediation met partijen afspraken te maken over de wijze van communicatie buiten de mediationtafel. Die dient zo beperkt mogelijk te zijn, en bij voorkeur niet inhoudelijk. En als er al wordt gecorrespondeerd, altijd met een kopie naar de andere partij(en). En het is vanzelfsprekend uit den boze om één partij te adviseren. In deze zaak heeft de mediator kennelijk niet de neiging kunnen onderdrukken om de naar haar idee ‘zwakkere’ partij te helpen. Daarmee stapte zij in de reddersrol, een situatie waarmee u wellicht ook wel eens te maken heeft gehad. In die zin is de uitspraak van de Tuchtcommissie een mooie illustratie van een valkuil waar wij met een grote boog omheen moeten lopen. ‘Het had (…) op de weg van de mediator gelegen om direct na ontvangst van de e-mail van 15 november 2024 (de eerste e-mail ter zake, toevoeging AS) de ex-partner duidelijk mee te delen dat het niet de bedoeling is dat zij zich per e-mail tot de mediator wendt zonder cc aan klager en zij, de mediator, om die reden van de inhoud van de mail geen verdere kennis kon nemen en die zal verwijderen tenzij de ex-partner de e-mail opnieuw met cc naar klager stuurt’, overwoog de Tuchtcommissie. Maar dit laat onverlaat dat, zoals gezegd, het verstandig is op voorhand over de wijze van communicatie afspraken te maken.

De advocaat van klager had de mediator na afloop van de mediation nog om afschrift van de onderhavige correspondentie gevraagd. De mediator had met een beroep op haar geheimhoudingsplicht geweigerd aan dit verzoek gehoor te geven. Ook hiertegen was een klacht gericht. De Tuchtcommissie overwoog dat de mediator die verplichting inderdaad niet heeft, hoewel het volgens de Tuchtcommissie uit het oogpunt van transparantie beter was geweest hier een zekere welwillendheid ten toon te spreiden. Het valt op dat de Tuchtcommissie niet heeft beargumenteerd waarom de mediator deze verplichting dan niet had. In tegendeel, de Tuchtcommissie overwoog juist dat er geen sprake van is dat de mediator dat niet had mogen doen in verband met de geheimhoudingsplicht. Ik zou menen dat geheimhoudingsplicht daar nu juist wél aan in de weg staat. Ik denk dat wat geldt voor een caucus, ook geldt voor één op één e-mail contacten tussen de mediator en een partij buiten de caucus (hoe onwenselijk ook met oog op het vereiste van transparantie en, zoals in deze zaak, onpartijdigheid).   

De mediator had zowel in haar verweerschrift als tijdens de mondelinge behandeling erkend dat zij eerder een grens had moeten trekken wat betreft de e-mails van de ex-partner. Daarbij had zij ook te kennen gegeven dat zij in het vervolg zorgvuldiger te werk zou gaan. Bovendien had zij klager een excuusbrief geschreven. Dit bracht de Tuchtcommissie er toe de maatregel te beperken tot een waarschuwing.