Interne mediator voldoende transparant en zorgvuldig gehandeld

De afwikkeling van een nalatenschap stokte, waarschijnlijk omdat klager weinig flexibiliteit aan de dag legde om met zijn broer en twee zussen in der minne over hun de geschilpunten tot een oplossing te komen. Deze aanname leid ik af uit het feit dat klager volhardde in zijn voorwaarde dat de juistheid van een vordering van zijn broer van € 16.805,96 op de overleden moeder van partijen (en dus op de nalatenschap) juridisch moest worden getoetst, hoewel één van zijn twee zussen op enig moment aanbood zijn deel in de terugbetaling daarvan over te nemen. Die zus was tegelijkertijd bereid om het door klager verschuldigde deel van de meerprijs die de notaris in rekening had gebracht, van hem over te nemen. Ook ging zij in één adem akkoord met de door klager in eerste instantie voorgestelde verdeling van de roerende zaken. Bij die zus was een ernstige medische aandoening vastgesteld, reden waarom zij de “bemoeienis met de afhandeling van de nalatenschap” wilde beëindigen. Zij wilde en kon daarin geen energie meer steken. De e-mail waarin zij dit schreef sloot zij af met de uitdrukkelijke wens dat de afwikkeling van de nalatenschap een maand later geregeld zou zijn, namelijk de sterfdag van moeder vijf jaar na haar overlijden. Toch lukte het de mediator niet klager richting een oplossing te bewegen. Wel werd hij geconfronteerd met een klacht van hem. De zaak daarover (M-2025-6) bracht klager ook niet verder. De Tuchtcommissie wees zijn klacht in al haar onderdelen af. Voor zover er bij klager gevoelens van miskenning leefden, valt niet alleen de mediator daarvoor geen verwijt te maken, maar ook de Tuchtcommissie niet. Al zijn klachten werden minutieus behandeld en besproken.

Volgens het eerste klachtonderdeel zou de mediator onvoldoende regie over de mediation hebben gevoerd (Gedragsregel 8, Werkwijze). Bij lezing van de manier waarop de mediator het mediationproces had georkestreerd en ook zijn interventies tijdens de mediation wezen juist op een professionele aanpak. Omdat de mediator tijdens de afzonderlijke intakegesprekken was gebleken dat een gezamenlijk gesprek niet gewenst was, stelde de mediator voor de eerste fase van de mediation een alternatieve, schriftelijke procedure voor waarin partijen ieder op gelijke wijze hun standpunten en ideeën over een oplossing van hun geschillen aan de mediator en aan elkaar kenbaar konden maken.[1] Zo geschiedde. Vervolgens stelde de mediator partijen voor hierover met elkaar in gesprek te gaan om te kijken of een minnelijke regeling mogelijk was. Klager was echter - kennelijk zoals gebruikelijk, lees ik in de uitspraak van de Tuchtcommissie - niet bereid om een gezamenlijk gesprek te voeren. Klager liet de mediator per e-mail weten dat eerst de vordering van de broer juridisch moest worden getoetst. Ook de te verdelen goederen moesten eerst objectief worden geïnventariseerd en gewaardeerd. Pas daarna zouden partijen met elkaar in overleg kunnen gaan over de verdeling, aldus klager. De mediator heeft toen voorgesteld de mediation tijdelijk on hold te zetten om partijen de gelegenheid te geven juridisch advies in te winnen. De broer en zussen van klager hadden echter geen behoefte aan juridisch advies, terwijl klager hierin  bleef volharden. De Tuchtcommissie concludeerde als volgt: “Uit deze gang van zaken volgt dat de mediator van meet af aan jegens partijen duidelijk is geweest over zijn aanpak en dat hij partijen hierin ook duidelijk heeft meegenomen”.

In dit verband verweet klager de mediator ook nog dat hij zelf meer de regie over de juridische inhoud had moeten voeren en daarover pro-actief duidelijkheid had moeten verschaffen. Gaandeweg de mediation bleek dat klager kennelijk behoefte had aan juridisch advies. De mediator heeft in dit verband terecht aan partijen gemeld dat dat niet bij zijn neutrale taak paste. De opstelling van de mediator was in lijn met Gedragsregel 3 (Partijautonomie) en Gedragsregel 5 (Onpartijdigheid).

Wat betreft dit eerste klachtonderdeel zou de mediator volgens klager onduidelijkheid hebben laten bestaan over de vraag of klagers zieke zus zich wel of niet uit de mediation zou hebben terug getrokken toen zij liet weten de bemoeienis met de afhandeling van de nalatenschap te willen beëindigen. De Tuchtcommissie overwoog in dit verband dat de mediator uit deze mededeling niet hoefde af te leiden dat zij daarmee ook haar deelname aan de mediation beëindigde. “Bovendien deed klagers zus een voorstel tot beslechting van het geschil tussen partijen en sprak zij de wens uit om de kwestie alsnog op korte termijn te regelen”, voegde de Tuchtcommissie toe. Daarbij komt ook nog dat uit het verweer van de mediator bleek dat na de bewuste mail van de zieke zus van klager nog berichten volgden die mede namens haar waren gestuurd.

Overigens siert het de mediator dat hij in zijn verweer reflectie toonde in die zin dat hij te kennen gaf dat hij er ter voorkoming van ruis en voeding voor meer conflicten, verstandig aan zou hebben gedaan om eerder bij klagers zus navraag te doen naar haar bedoelingen en op dat punt voortaan zelf eerder helderheid te zoeken.

Volgens het tweede klachtonderdeel meende klager dat de mediator de gelijkwaardigheid van partijen onvoldoende zou hebben gewaarborgd. Hierbij gaat het ook weer om Gedragsregel 5 (Onpartijdigheid) en Gedragsregel 8 (Werkwijze). Op enig moment had één van de twee zussen van klager de mediator telefonisch benaderd. De andere zus had de mediator later die dag per e-mail, met een cc aan de andere partijen, laten weten dat zij akkoord was met alles wat de haar zus met de mediator in dat telefoongesprek had besproken. Enige dagen later verzocht klager de mediator om opheldering en verduidelijking over “gelijke informatievoorziening” en “transparantie in toekomstige communicatie”. Volgens klager zouden niet alle partijen op een gelijkwaardige manier toegang tot dezelfde informatie hebben gehad. Het terechte verweer van de mediator hiertegen was dat het hem vanwege zijn geheimhoudingsplicht niet vrij stond om de inhoud van dat telefoongesprek te delen met klager en met zijn broer en andere zus, tenzij hij hiervoor toestemming had. Toen klager aangaf de inhoud van dat gesprek te willen weten, heeft de mediator daarop overigens adequaat gehandeld en klagers zus verzocht om de inhoud van het gesprek met de ander partijen te delen, wat zij vervolgens ook heeft gedaan. De Tuchtcommissie overwoog hierover: “Aldus heeft de mediator de gelijkwaardigheid tussen partijen bewaakt.”

Ook het verwijt van klager dat de mediator zijn inbreng negeerde en zijn positie marginaliseerde, vond geen steun in de stukken. Integendeel, daaruit komt volgens de Tuchtcommissie juist naar voren dat de mediator alle vier de partijen ruimschoots de gelegenheid heeft gegeven om hun standpunt uiteen te zetten en dat klager daarvan ook gebruik heeft gemaakt.[2]

Volgens het derde klachtonderdeel zou de mediator de vertrouwelijkheid onvoldoende hebben bewaakt (Gedragsregel 6). Op enig moment wendde de notaris van partijen zich tot hen in verband met de vraag of hij een verzoek tot ambtshalve herziening van de aanslag erfbelasting zou kunnen doen. In diezelfde brief maakte hij melding van het mediationtraject waarin partijen zaten. Kennelijk hadden de broer en zussen van klager de notaris hiervan op de hoogte gesteld. De vraag is of de mediator hier had moeten interveniëren. Tijdens de mondelinge behandeling heeft klager erkend dat hij de brief van de notaris pas na afloop van de mediation tijdens de klacht- en tuchtprocedure met de mediator heeft gedeeld en dat hij daarvoor ook geen melding van schending van de vertrouwelijkheid bij de mediator had gedaan. “Anders dan klager wil, valt de mediator er geen verwijt van te maken dat hij niet op klagers e-mail actie heeft genomen ter borging van de vertrouwelijkheid”, zo overwoog de Tuchtcommissie. Weliswaar benoemde klager direct nadat de mediator had bericht de mediation te beëindigen in een e-mail dat er volgens hem iemand informatie over zijn deelname aan de mediation met de notaris had gedeeld en de inhoud van brieven van zijn familie de indruk wekken dat daarbij externe ondersteuning was gezocht, leverden deze opmerking van klager volgens de Tuchtcommissie onvoldoende concrete informatie of aanleiding op om “in redelijkheid van de mediator te mogen verwachten” dat hij bij de afronding van de mediation in verband met de bescherming van de vertrouwelijkheid daarop zou interveniëren. Ook dit derde klachtonderdeel slaagde dus niet.

De vraag is of de mediator ook na beëindiging van de mediation nog zou moeten acteren als hem kenbaar wordt gemaakt dat een partij in strijd met de vertrouwelijkheid heeft gehandeld of handelt. Volgens een uitspraak van de Tuchtcommissie uit 2017 zou hier ook na beëindiging van de mediation voor de mediator nog een taak zijn weggelegd.[3] Omdat de werkzaamheden van de mediator bij beëindiging van de mediation stoppen zou het vreemd zijn als dat niet zou gelden voor zijn verplichting er op toe te zien dat partijen niet in strijd  handelen met de vertrouwelijkheid voortvloeiende uit de mediation. Daarom is bij de recente herziening van de gedragsregels is aan Gedragsregel 8 (Werkwijze) toegevoegd dat de werkzaamheden van de mediator eindigen nadat hij het neutrale eindbericht heeft verzonden zoals bedoeld in artikel 8.2 van het MfN-Mediationreglement (nieuw).[4] In de toelichting op Gedragsregel 8 is expliciet gemaakt dat dit ook geldt voor het toezien op nakoming van de geheimhoudingsverplichtingen.

Tot slot zou de mediator als intern mediator (van de rechtsbijstandverlener van de broer van klager) onvoldoende hebben gedaan om zijn neutraliteit en onafhankelijkheid (Gedragsregel 4) te waarborgen en de schijn van partijdigheid (Gedragsregel 5) te voorkomen. Zoals de Tuchtcommissie ook overwoog, geldt in het algemeen dat het fenomeen van de interne mediator niet in de weg staat aan zijn onafhankelijk optreden. Voor de interne mediator geldt een statuut, waarin hiervoor ook waarborgen zijn opgenomen.[5] Dat statuut ziet ook op situaties als de onderhavige. Het spreekt voor zich dat partijen in een concrete zaak wel moeten instemmen met een interne mediator. Dat hebben zij in deze zaak ook gedaan nadat de mediator overigens voorafgaande aan de mediation aan partijen had uiteengezet binnen welke kaders hij als interne mediator van de rechtsbijstandsverzekeraar van de broer van klager te werk gaat. Klager had hierop tot tweemaal toe gereageerd dat dit hem het vertrouwen gaf dat de mediator de mediation objectief en onpartijdig zou begeleiden. “Iedere aanwijzing dat de mediator de mediation niet op een onafhankelijke of onpartijdige wijze heeft begeleid, ontbreekt”, zo concludeerde de Tuchtcommissie gedecideerd.

[1] Zie voor een beschrijving van die aanpak r.o 2.3.

[2] De Tuchtcommissie verwijst in dit verband in r.o. 4.10 heel precies naar de diverse overwegingen in onderdeel 2  van haar uitspraak (Vaststaande feiten).

[3] M-2017-8.

[4] Gedragsregel 8.5.

[5] MfN-statuut voor de interne mediator versie 1 januari 2026.